Warum Ihr Unternehmen auf ein Digital Asset Management System setzen sollte

In einem digitalen Zeitalter, in dem Kanäle immer enger miteinander verschmelzen und Produktlebenszyklen immer kürzer werden, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre Produktkommunikation immer schneller an die Kundenbedürfnisse anzupassen.

Die effiziente Verwaltung von digitalen Inhalten und Medien (Digital Assets) über alle relevanten Kundenkontaktpunkte (Customer Touchpoints) gewinnt daher für die Verantwortlichen aus dem Produkt-Management, Marketing und Vertrieb immer mehr an Bedeutung.

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Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ohne eigene Daten digitalisiert zu haben, ist heute kaum vorstellbar. Die zu digitalisierende Menge an Daten hängt häufig vom Produktumfang und der Unternehmensgröße ab.

Je größer ein Unternehmen ist und, umso mehr Produkte es vertreibt, desto mehr Daten muss es in der Regel verwalten.

In diesem Zusammenhang rücken folgende Fragestellungen immer stärker in den Fokus: Wie kann ich meine Daten zentral verwalten? Wie kann ich sie meinen unterschiedlichen Stakeholdern (z.B. Mitarbeitern, Agenturen, Lieferanten, Vertriebspartnern, Online-Marktplätzen, etc.) zur Verfügung stellen?

Digital Asset Management – weitaus mehr als ein Cloud-Speicher

Einige Unternehmen nutzen für die Verwaltung und Organisation der unternehmenseigenen Daten Cloud-Speicherplätze wie z.B. Dropbox, Microsoft OneDrive oder Google Drive.

Diese Filehosting-Dienste sind stark verbreitet, da sie einfach einzurichten und zudem mit diversen Drittanwendungen aus dem Office-Bereich kompatibel sind.

Der Fokus liegt auf der sicheren Speicherung von Daten (meistens Dokumente) sowie deren ortsunabhängigen zur Verfügungsstellung, häufig via Apps oder online über einen Browser.

Sobald jedoch große Datenmengen aus unterschiedlichen Datenquellen verwaltet und angereichert werden sollen, stoßen diese Anwendungen schnell an ihre Grenzen. Gleiches gilt für die effiziente Zusammenarbeit im Content-Erstellungsprozess mit unterschiedlichen Interessensgruppen.

Hier setzt Digital Asset Management (DAM) an, indem es weitere organisatorische und technische Funktionen in der Produktion und Distribution von Content abdeckt:

• Digitale Assets aus unterschiedlichen Quellen empfangen, hochladen und bearbeiten  
• Datensätze um relevante Eigenschaften wie Artikelnummern, Preise, Titel, Beschreibungen, etc. aus Drittsystemen (z.B. PIM, ERP) anreichern  
• Einfache Anpassung und Formatierung von Daten für die unterschiedlichen Ausgabekanäle (Online-Shop, Marktplätze, Social Media, Print, etc.)
• Dateien in allen gängigen Formaten speichern und verschlagworten
• Digitale Assets über Metadaten, Tags oder Filtersuchen schnell finden
• Veränderungen und Versionierungen der Master-Datei zur lückenlosen Nachverfolgung archivieren
• Definition von Zugriffs- und Nutzungsberechtigungen für die unterschiedlichen Interessensgruppen
• Media Assets online in einer Vorschau anzeigen, ohne einen Download tätigen zu müssen
• Distribution von Daten in praktischen Downloadpaketen
  

Das Resultat: Alle involvierten Personen im Content-Erstellungsprozess wissen darüber Bescheid, welche Person oder Abteilung für welche Daten zuständig ist, welche Daten zur weiteren (kommerziellen) Verwendung freigegeben wurden und wo die Daten zentral liegen.

Erweiterung der Digital-Experience und Content-Strategie

Das Kaufverhalten ändert sich stetig aufgrund der immer transparenteren Märkte und der geringer werdenden Informationsasymmetrien zwischen Anbieter und Nachfrager.

Kunden wollen sich heute zu Beginn ihrer Kaufentscheidungsphase nicht mehr mit dem Verkaufspersonal in Verbindung setzen. Die Informationsbeschaffung und Kaufentscheidung treffen sie meistens online, und zwar anhand des vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Contents.

Sollte dieser Content nicht ausreichen, um einen potenziellen Käufer von einem Produkt oder einer Leistung zu überzeugen, wird dieser mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Angebot der Wettbewerber springen, welche seine Erwartungshaltung eher erfüllen.

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Aus diesem Grund ist es wichtiger denn je, Kunden mit hochwertigen Inhalten zu versorgen, sei es in der Informationsphase vor dem Kauf, während des Kaufs oder im After-Sales.

Die Produktion von Content ist ein fortlaufender und lebendiger Prozess.

Je mehr Produkte und Marken ein Unternehmen pflegt, je mehr Zielgruppen und Zielmärkte es bedient, je mehr Kanäle und Plattformen es bespielt, desto mehr Daten sammeln sich an, welche effizient verwaltet und organisiert werden müssen.

Um Datenchaos zu vermeiden, behelfen sich erfolgreiche Unternehmen mit einem DAM-System.

„Mehr als 60% aller Unternehmen möchten ihren Content effizienter verwalten. Bei erfolgreichen Unternehmen ist ein DAM-System eine Erweiterung der Digital-Experience und Content-Strategie, nicht nur eine Daten-Management-Lösung.“

Quelle: Forrester, The Digital Asset Management Cookbook

Eine „Single Source of Truth“ für einen konsistenten Markenauftritt über alle Kanäle

Ein DAM-System trägt zu einer einheitlichen Markenführung und somit zu einem positiven Markenerlebnis bei.

Das Corporate Design wird in allen Markenkontaktpunkten und in allen Zielmärkten eingehalten, da stets die freigegebenen Inhalte in der Innen- und Außenkommunikation eingesetzt werden.

In einem DAM-System werden Bilder, Audiodateien, Videos und 3D-Visualisierungen in verschiedenen Formaten und Versionen verwaltet. Dabei kann das DAM-System als die „Single Source of Truth“ in deinem Unternehmen angesehen werden.

Es ist der allgemeingültige Datenbestand, der nahtlos an alle weiteren bestehenden Data-Management-Systeme in einer IT-Infrastruktur integriert wird. 

So stammen z.B. die Daten, die in einem Content-Management-System (CMS) oder Shop-System (E-Commerce) genutzt werden, häufig aus einem DAM-System, wo sie strukturiert, verwaltet, bearbeitet und gespeichert werden.

Asset-Variationen werden miteinander kombiniert, in die richtigen Formate gebracht und schließlich durch zuständige Mitarbeiter für die Kommunikation in diversen Ausgabekanälen freigegeben.

Dadurch wird die Arbeit in entsprechenden Ausgabekanälen wesentlich vereinfacht und beschleunigt.

Medieninhalte müssen nicht lange recherchiert und manuell angepasst werden, wodurch Fehlerquoten im Content-Erstellungsprozess minimiert und mehr Markenkonformität und Markenkonsistenz erreicht werden.  

Welche weiteren thematischen Szenarien können bei einer DAM-Implementierungsprojekt berücksichtigt werden?

• Einbindung in Kreativapplikationen – Während in einer Kreativapplikation (z.B. Adobe Creative Cloud) gearbeitet wird, sind die Bilder und Medien aus einem DAM-System abrufbar. Die überarbeiteten Versionen werden schließlich wieder im DAM-System gespeichert. Für eine lückenlose Veränderungshistorie bzw. transparente Nachverfolgung stehen Versionierungen zur Verfügung. Abhängig vom Entwicklungsstand (z.B. Entwurf, in Prüfung, Freigabe) können für einzelne Assets Zugriffs- und Nutzungsberechtigungen definiert werden.
• Anreicherung von Produktdaten – Ihr Unternehmen nutzt ein Produkt-Informations-Management-System (PIM) oder Master-Data-Management-System (MDM)? Dort werden die Produktdaten aus dem DAM-System schnell, zuverlässig und automatisch importiert, konsolidiert und harmonisiert. Im PIM/MDM findet schließlich eine einfache Zuordnung von Assets zu verschiedenen Artikelnummern oder Produktkategorien statt.
• Office Anwendungen – Mitarbeiter können auf freigegebene Bilder und Logos aus dem DAM-System in den gängigen Office-Anwendungen zugreifen. Dadurch entfallen unnötige Anfragen an das Marketing-Team sowie E-Mails mit großen Anhängen. Die neusten Versionen der Assets sind immer verfügbar, im richtigen Format und in der richtigen Größe – ohne zusätzlichen Personalaufwand.
• Online-Shop und Webkatalog – Über eine API können die Daten aus dem DAM-System automatisch mit dem Online-Shop oder Webkatalog synchronisiert werden. So können Produkten im Shop oder Katalog einfach und schnell zugehörige Mediendaten und Medieninformationen zugewiesen werden, z.B. via Medienname oder Artikelnummer. Änderungen im DAM-System werden automatisch im Zielsystem übernommen. 
• CRM und Marketing – Durch die Verbindung eines DAM-Systems mit einem CRM-System oder einer Marketing-Cloud (z.B. Salesforce, Hubspot) können Marketingverantwortliche Kampagnen beschleunigen und Prozessengpässe beim Erstellen und Bereitstellen von Inhalten beseitigen.

Fazit

Mit einer erfolgreichen DAM-Integration sparen Unternehmen viel Zeit bei der Nutzung von digitalen Assets in verschiedenen Umsystemen durch die Minimierung des Koordinationsaufwands. Mitarbeiter sind in der Lage, ihre Arbeitsweise zu rationalisieren, weil sie mit Daten und Systemen besser verbunden sind.

Dementsprechend wird auch eine bessere Effizienz erreicht und der Return on Investment im Content-Marketing erhöht. Ein weiterer Vorteil ist die Minimierung von Fehlerquoten.

Die Nutzung einer Mediendatei aus einem DAM-System heraus gewährleistet, dass stets die aktuellste Version im Einsatz ist. Dies wiederum verhilft zu einer nahtlosen Customer Experience entlang der Customer Journey.

Nur wenn Medien von der Erstellung bis hin zur Veröffentlichung zentral verwaltet werden, können Inhalte abgestimmt und konsistent ausgespielt werden. 

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