Digital Asset Management: SaaS oder On-Premises?

Haben Sie ein neues Digital-Asset-Management-Implementierungsprojekt?

Bevor Sie loslegen, sollten Sie wissen, dass es zwei verschiedene Arten von Hosting-Umgebungen gibt. Hier sind die Unterschiede zwischen Cloud-basierten oder SaaS-DAM-Systemen und solchen, die vor Ort gehostet werden.

Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Lizenzmodelle für DAM-Software

Wie bei den meisten Software-Lösungen können auch Digital-Asset-Management-Systeme (DAM) entweder lokal installiert (On-Premises) oder direkt aus Cloud des Herstellers bzw. Anbieters genutzt werden (Software as a Service bzw. SaaS).

Im ersten Fall ist das Unternehmen dafür selbst verantwortlich, die Software und die Daten auf dem eigenen Server zu hosten und zu speichern. Im zweiten Fall nutzen Unternehmen die IT-Infrastruktur Ihres DAM-Anbieters.

Dieser betreibt die DAM-Software auf seinen Servern und die Unternehmen greifen auf die Anwendung über das Internet mit Ihrem Web-Browser zu.

Jeder Lösungsansatz hat seine Vor- und Nachteile und muss schließlich auf das individuelle Geschäftsmodell und die vorhandene Unternehmensstruktur hin analysiert und geprüft werden.

Wann ist eine lokale DAM-Lösung von Vorteil?

Ein Argument für eine lokale Installation ist eine langsame Internetverbindung. Verfügen Unternehmen aufgrund Ihres Standortes über eine unzuverlässige oder langsame Internetverbindung, entscheiden Sie sich oftmals für eine Vor-Ort-Lösung, um von einer schnelleren Server-Verbindung zu profitieren.

Ein weiteres Argument für eine Vor-Ort-Installation ist das Thema „Kontrolle“. Einige Unternehmen möchten über ihre interne IT-Abteilung die volle Kontrolle über die installierte Version, die gespeicherten (geschäftskritischen) Daten und die IT-Sicherheit bewahren.

In diesem Fall sind sie eigenständig für Aktualisierungen, Backups und dem Schutz vor Sicherheitsrisiken verantwortlich. Wenn Unternehmen das System mit weiteren In-House-Lösungen integrieren möchten, kann eine lokale Installation den Implementierungsprozess vereinfachen.

Auch die Anpassungsfähigkeit einer On-Premises-Lösung ist in der Regel größer als bei Cloud-Diensten, die von vielen Kunden im Standardumfang verwendet werden.

Aus finanzieller Sicht betrachtet ist eine lokale Installation in der Regel immer kostenintensiver als eine SaaS-Lösung.

Dies hängt damit zusammen, dass Unternehmen neben den Lizenzgebühren für die Software-Anwendung auch weitere monetäre, personelle und zeitliche Ressourcen für folgende Disziplinen bereitstellen müssen:

• Hardware: Zusätzliche Kosten für Server- und Netzwerk-Hardware
• Zusätzliche Software: Gegebenenfalls zusätzliche Kosten für Virtualisierungssoftware, Datenbanken und Betriebssysteme
• Interne IT: Gegebenenfalls sind zusätzliche personelle Ressourcen für die Verwaltung und Instandhaltung der neuen System-Umgebung notwendig
• IT-Security: Kosten für Sicherheitsüberprüfungen, gesicherte Serverräume, externe Überwachungssysteme
• Projekteinführung: In der Regel zeitintensivere Markteinführung bzw. längere Vorlaufzeit bis zum Go-Live sowie zusätzliche Kosten für (externes) Projektmanagement
• Lizenzgebühren: Hohe Einmalkosten bzw. Anfangsinvestitionen

Wann ist eine cloudbasierte DAM-Lösung von Vorteil?

Die oben aufgeführten Kostenstellen liefern zugleich Argumente, weshalb immer mehr Unternehmen bei der Anschaffung von Software auf cloudbasierte Lösungen zurückgreifen:

„81% der Unternehmen betreiben mindestens eine Business-Anwendung (z.B. ERP, CRM, PIM, MAM) oder einen Teil ihrer Computing-Infrastruktur in der Cloud.“

Quelle: IDG, Cloud Computing Research 2020

Grundsätzlich entfallen bei SaaS-Lösungen die Kosten und Aufwände für die eigene Software-Administration. Somit eignen sich SaaS-Lösungen für alle Unternehmen, die keine großen Investitionen und Einmalkosten tätigen möchten.

Unternehmen kaufen keine Lizenzen, sondern zahlen eine Leihgebühr (i.d.R. auf monatlicher oder jährlicher Basis) für die Anzahl der freigeschalteten Nutzer. Gleichzeitig behalten Unternehmen die Flexibilität, die gebuchten Kapazitäten kurzfristig zu erweitern bzw. zu reduzieren.

Gleichzeitig sind in der Lizenzgebühr Updates und Instandhaltungsmaßnahmen seitens des Software-Herstellers inkludiert. Somit eignen sich cloudbasierte DAM-Lösungen auch für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über eine komplexe IT-Infrastruktur sowie eigene IT-Experten verfügen. 

Da cloudbasierte DAM-Lösungen über den Webbrowser zugänglich sind, können Teams unabhängig von ihrem Standort auf die gespeicherten Daten zugreifen.

Eine DAM-Lösung aus der Cloud eignet sich daher auch für Unternehmen mit mehreren Standorten sowie Unternehmen, die ihren Arbeitsplatz immer stärker in das Home-Office verlagern (modern Workplace).

Auch Unternehmen, die Ihre Daten für externe Interessensgruppen (z.B. Agenturen, Lieferanten, Vertriebspartner, Multiplikatoren) zugänglich machen möchten, profitieren von einer cloudbasierten Lösung.

Ein weiterer großer Vorteil ein DAM-System aus der Cloud zu beziehen, liegt in der oftmals schnelleren Verfügbarkeit und Organisation der Medien.

Moderne Software-Unternehmen wie DemoUp Cliplister hosten ihre Anwendungen auf einem Netzwerk von geografisch verteilten Servern (Content Delivery Networks oder CDN), wodurch die Übertragung von Medien an Webseiten und Onlineshops drastisch beschleunigt wird, was schließlich auch zu einer Verbesserung der Customer Experience beiträgt.

Gerade zu Beginn der Einführung verspricht ein DAM-System als SaaS-Lösung finanzielle Vorteile gegenüber einer On-Premises-Lösung, da keine Anfangsinvestitionen erforderlich sind.

Langfristig gesehen können bei einem SaaS-Modell jedoch höhere Kosten anfallen als bei einem selbst gehosteten System. Bei einer On-Premises-Lösung müssen allerdings zusätzlich zu den Lizenzkosten auch die laufenden Infrastruktur- und Wartungskosten berücksichtigt werden.

Wenn Sie genau wissen möchten, welches Lizenzmodell für Ihr Geschäftsmodell wirklich die günstigere Option ist, sollten Sie einen detaillierten Kostenvergleich im Sinne eines „Total Cost of Ownership“ (kurz TCO) anstellen. 

„Total Cost of Ownership (TCO) beschreibt in einem fest definierten Zeitintervall eine umfassende Bewertung von Informationstechnologien über die Unternehmensgrenzen hinweg.

Für die IT umfassen die TCO die Anschaffung von Hardware und Software, Management und Support, Kommunikation, Ausgaben der Endbenutzer und die Opportunitätskosten für Ausfallzeiten, Schulungen und andere Produktivitätsverluste.“

Quelle: Gartner Inc., Glossary

Um festzustellen, ob eine SaaS-Lösung auf Dauer günstiger ist als eine On-Premises-Variante, empfiehlt Gartner einen detaillierten Kostenvergleich über einen Zeitraum von mindestens zwei bis drei Jahren anzustellen, der die Gesamtbetriebskosten berücksichtigt.

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