Wie man ein Digital Asset Management System auswählt
Die manuelle Verwaltung von digitalen Medien stellt eine tägliche Herausforderung im Marketing dar. Digital Asset Management Systeme unterstützen Sie bei der Speicherung, Kategorisierung und Verwaltung aller digitalen Medieninhalten. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über wie man ein Digital Asset Management System auswählt. Es werden die gravierenden Vorteile aufgezeigt, die sich aus der Nutzung eines Digital Asset Management Systems ergeben.
Verständnis von Digital Asset Management Systemen
Nachfolgend wird ein DAM-System näher beschrieben und erklärt, worin die wesentlichen Vorteile bestehen. Dadurch lässt sich der praktische Nutzen besser erkennen und auf das eigene Unternehmen anwenden. Außerdem werden Ihnen im Anschluss zwei Arten von DAM-Systemen vorgestellt. Entscheiden Sie selbst, welche Ausführung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Was ist ein Digital Asset Management System?
Eine Digital Asset Management Lösung trägt zur Strukturierung und Verwaltung alle medialen Inhalte bei. Die Softwarelösung ermöglicht die Speicherung und den zentralen Zugriff auf alle digitalen Dateien. Unter diese sogenannten Digital Assets fallen neben Bildern, Videos und Audio Dateien außerdem Grafiken und weitere (Text-)Dokumente.
Vorteile der Verwendung eines DAM-Systems
Ein zentraler Vorteil einer DAM Lösung ist die unkomplizierte Erstellung gemeinsamer Inhalte. Im Vergleich zu einem üblichen Cloud-Speicher kann die Software zudem deutlich größere Datenmengen verarbeiten. Die einheitliche Verwaltung stellt außerdem sicher, dass die eingespeisten Daten stets aktuell sind. Durch eine saubere Kategorie Struktur können diese leicht gefunden und je nach Ausgabekanal passend formatiert werden.
Arten von DAM-Systemen
Die Bereitstellung von DAM-Systemen kann entweder lokal, also als On Premise Lösung oder cloudbasiert erfolgen. Eine Installation vor Ort ist jedoch veraltet und bedarf einem hohen Wartungsaufwand. Wird die Leistung über eine Cloud bezogen, ist ein ortsunabhängiger Zugriff dauerhaft möglich. Außerdem besteht kein eigenes Risiko, welches bei On Premise gegeben wäre.
Digital Asset Management Anforderungen
Die Auswahl eines passenden Media Asset Management Systems ist abhängig von Ihrem Unternehmen. Dabei sind die Digital Asset Management Anforderungen individuell und ergeben sich aus den Tätigkeitsfeldern und Prozesse Ihres Unternehmens. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Faktoren einer Systemauswahl.
Wichtige Faktoren, die bei der Auswahl eines DAM-Systems zu berücksichtigen sind
Unternehmensbezogene Eigenschaften sind für die Auswahl eines passenden DAM-Systems ausschlaggebend. Ein Perfect Fit dieser Software ist wichtig, um den Erfolg der Organisation langfristig voranzutreiben. Den größten Einfluss haben die individuellen Unternehmenskonzepte und Prozessgestaltungen. Weitere relevante Faktoren liegen in den Inhalten des klassischen Marketing-Mix.
Skizzieren Sie ihre Anforderungen an das Digital Asset Management
Es empfiehlt sich, innerhalb der Planung bezüglich des Einsatzes eines DAM-Systems die wichtigsten Bereiche des Unternehmens aufzugliedern. Folgend empfiehlt es sich, diese Bereiche genauer zu analysieren.
- Die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens
- Die Art der digitalen Assets, die Sie verwalten müssen
- Umfang und Komplexität Ihrer Bibliothek mit digitalen Inhalten
- Arbeitsabläufe und Prozesse in Ihrem Team
- Integration mit anderen Tools und Systemen
- IT Sicherheits Anforderungen und Berechtigungen
- Preisgestaltung und Budget Überlegungen
Formulieren Sie im ersten Schritt die Anforderungen aller Stakeholder in Ihrem Unternehmen an das DAM System. Nur auf diese Weise kann das Unternehmen von der individuellen Ausrichtung des Systems profitieren. Der Nutzen des Systems steigert sich durch die konkrete Analyse aller zuständigen Bereiche im Unternehmen.
Vergleich von DAM Anbietern
Das Angebot an DAM Anbietern verzeichnet ein stetiges Wachstum. Daher sollten Sie Ihre Bewertung anhand von fünf wichtigen Kriterien formulieren.
Überprüfen Sie zu Anfang die Funktionen und Fähigkeiten verschiedener DAM-Systeme. So erhalten Sie einen Eindruck von deren Eigenschaften. Vergleichen Sie außerdem den Kundenservice und Support sowie die eigene Benutzer Erfahrung.
Ein weiteres wichtiges Kriterium sind die Zufriedenheit sowie die Wahrnehmungen anderer Kunden. Trotz ihres subjektiven Charakters tragen diese Werte entscheidend zur finalen Tendierung bei.
Der Preis sollte bei der Auswahl des DAM Systems natürlich eine Rolle spielen. Es ist daher nicht verkehrt, Pläne und Preise der jeweiligen Anbieter zu vergleichen. Meistens geht mit einem günstigeren Preis aber auch weniger Leistung einher. Somit sollte man sollte nicht an der falschen Stelle sparen.
Überprüfung der Digital Asset Management Funktionen
Die zentralen Digital Asset Management Funktionen beziehen sich konkret auf die Speicherung aller digitalen Inhalte an einem Knotenpunkt. Zur erfolgreichen Eingliederung einer passenden Softwarelösung ist eine detaillierte Prüfung der jeweiligen Leistungen verschiedener Anbieter wichtig. Mögliche Anforderungen, die es zu prüfen gilt, liegen in der Schnelligkeit, Kompatibilität und Anwendungen der Software.
Kundenservice und Support prüfen
Achten Sie im Rahmen der Überprüfung wesentlicher DAM-System Funktionen stets auf die Leistungen des Kundenservice. Nur so erhalten Sie im Falle eines Anliegens schnelle und zuverlässige Unterstützung. Relevante Kriterien liegen bei der Anbieterauswahl in der Reaktionsfähigkeit und dessen Qualität. Aufgrund der fortlaufenden Wartungen ist die Zusammenarbeit auch nach dem Einsatz der Softwarelösung langfristig ausgerichtet.
Bewertung der Benutzer Oberfläche
Die Implementierung der Softwarelösung geht einher mit einer Änderung in den Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Eine gute Benutzer Oberfläche ist daher besonders wichtig, um das System effektiv in den Alltag der Mitarbeiter einzubinden. Beurteilen Sie primär, ob die Benutzer Oberflächen intuitiv gestaltet und in ihrer Bedienung unkompliziert sind. Bei komplexeren Anwendungen empfiehlt sich die Inanspruchnahme anfänglicher Coachings, um mit dem System vertraut zu werden.
Recherchieren Sie die Reputation von Anbietern
Die Auswahl eines DAM Anbieters stellt eine wichtige Kaufentscheidung dar. Prüfen Sie daher alle in Frage kommenden Anbieter. Vergleichen Sie die Wettbewerber samt ihren Leistungen sorgfältig, indem Sie sich über deren Reputation und Expertise informieren. Eine weitere Empfehlung ist die Einbindung objektiver Rezensionen von bestehenden Kunden.
Vergleich von Preisen und Plänen
Das Kriterium des Preisvergleichs kann größtenteils nur nach der Erstellung eines individuellen Angebots erfolgen. Es ist abhängig von der Art des DAM-Systems sowie den gewählten Funktionen. Formulieren Sie den eigenen Bedarf und vergleichen Sie die verschiedenen Anbieter durch unverbindliche Angebote hinsichtlich ihrer angegebenen Schwerpunkte und preislichen Ausrichtung.
Achtung: Variable Kosten bei der Implementierung können sich oftmals als Kostenfalle herausstellen. Versuchen Sie, einen festen Preis für die Implementierung und Datenmigration zugesagt zu bekommen.
Implementierung und Einführung eines DAM-Systems
Der Digital Asset Management Prozess besteht aus vier Schritten und beschreibt die Implementierung der neuen Software. Basierend auf den Strukturen Ihres Unternehmens wird die Eingliederung der Softwarelösung geplant und vorbereitet. Daraufhin werden die bestehenden Daten auf das neue System übertragen. Fortlaufend sind Schulungen zur Verwendung und Wartung notwendig, um eine nahtlose Verwendung des DAM-Systems sicherzustellen.
Planung und Vorbereitung
Während der Planung und Vorbereitung wird der Bedarf aller Anwender definiert und die Zuständigkeiten festgelegt. Es sollte klar ersichtlich sein, an welcher Stelle der Einsatz der Software notwendig ist. Planen Sie diese grundlegenden Veränderungen gemeinsam mit Mitgliedern aller Unternehmensbereiche. Bereiten Sie die bestehenden Daten auf die kommende Umstrukturierung vor.
Benutzerschulung und -ausbildung
Die Einführung einer neuen Software bedarf immer einer Umgewöhnung und geht einher mit neuen Funktionen und Vorgehensweisen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit, das System zu verstehen und produktiv in den Arbeitsalltag einzubinden. Das Veranstalten von Schulungen ist besonders effektiv, um die Handhabbarkeit und alle wichtigen Funktionen im Kollektiv zu erlernen.
Laufende Wartung und Updates
Nach einer erfolgreichen Implementierung eines DAM-Systems müssen fortlaufend Wartungen und Updates durchgeführt werden. Die Verantwortung dafür liegt abhängig vom Vertrag entweder bei dem Unternehmen selbst oder bei dem Anbieter. Um langfristig von der unterstützenden Softwarelösung zu profitieren, stellen Sie eine sorgfältige Pflege des Systems sicher. Achten Sie dabei auf Kostenfallen für Wartung und Pflege in den Angeboten.
Fazit
Die Relevanz und die Notwendigkeit eines DAM-Systems ist nicht zu unterschätzen. Ein DAM System is es weitaus mehr als ein einfacher Ort zur Speicherung von Bildern, Videos und Texten. Eine DAM Softwarelösung ermöglicht die Zusammenarbeit aller Abteilungen mit digitalen Inhalte und einen zentralen Zugriff darauf.
Wie man ein Digital Asset Management System auswählt und mit welchen Anforderungen ist von dem eigenen Unternehmen abhängig. Dieser Artikel dient daher als grober Leitfaden zur Unterstützung des Auswahl Prozesses.
